Management des Wandels im Rahmen der digitalen Transformation ist alles, was eine Organisation tut, um ihren Teams bei der Einführung neuer Technologien zu helfen. Diese Form des geführten Wandels im Rahmen eines Prozesses nennt sich Change Management. Gerade bei der digitalen Transformation, als der Wandlung eines Unternehmens hin zu digitalen Abläufen und Prozessen, ist Change Management der Schlüssel zum Erfolg.
Der Wandel ist zwar beständig, dennoch scheitert die Hälfte aller Veränderungsinitiativen. Und der Top-Down-Ansatz zur Umsetzung von Veränderungen hat in der modernen Gesellschaft seine Wirkung verloren. Daher haben die Unternehmen das Veränderungsmanagement, sprich Change Management auf einen kooperativen Ansatz mit ihren Mitarbeitern umgestellt.
Erfolgreiche digitale Transformationen beruhen darauf, dass die Mitarbeiter die Veränderungen anführen, nicht die Führungskräfte. Und der springende Punkt ist, dass die Endnutzer des Systems von Anfang an wissen wollen, was für sie drin ist. Warum sich die Mühe machen, ein neues System zu lernen?
Lassen Sie uns tiefer eintauchen in diesem Artikel.
Was ist Change Management bei der digitalen Transformation?
Die Unterstützung der Menschen bei der Einführung neuer Technologien ist Change Management bei Initiativen zur digitalen Transformation. Es handelt sich um eine Strategie/ein Instrumentarium zur Bekämpfung von Angst und Zweifeln. Und stattdessen Vertrauen aufzubauen, Zustimmung zu gewinnen und die Benutzerakzeptanz zu beschleunigen. Change Management reduziert den Widerstand der Mitarbeiter und die Fluktuation, um die Vorteile einer digitalen Transformation zu maximieren.
Die wichtigsten Säulen einer Change-Management-Initiative sind natürlich Kommunikation und Schulung. Aber es gibt noch andere wichtige Dinge, wie die Festlegung der zukünftigen Organisationsstruktur, wie Rollen und Verantwortlichkeiten aussehen werden, wie Prozesse funktionieren werden und wer was macht. Darüber hinaus gibt es Änderungsdiskussionen und Workshops, die den Mitarbeitern helfen sollen, die Veränderungen zu verstehen.
Beim Änderungsmanagement geht es nicht nur darum, wie die Menschen die Technologie nutzen werden, sondern auch um den Betrieb. Wie wird das Unternehmen das System nutzen, um voranzukommen, und wie passt es in das Unternehmen?
Für kleine Projekte könnte ein Unternehmen ein internes Änderungsmanagementteam einsetzen. Und noch besser ist es, das Änderungsmanagement in alle Bereiche einzubinden. Wenn die Mitarbeiter jedoch zwischen ihren üblichen Geschäftsabläufen und den Aktivitäten des Veränderungsmanagements wählen müssten, würden sie den Geschäftsabläufen den Vorzug geben. Dabei ist Engagement die zweitwichtigste Zutat der digitalen Transformation.
Für Projekte mit weitreichenden Auswirkungen benötigen die Unternehmen das Fachwissen einer gut ausgebauten und ausgereiften Kapazität. Wenn sie diese nicht bereits im Haus haben, beauftragen sie Berater für das Änderungsmanagement. Auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass die Change-Management-Initiativen von der Technologieimplementierung abgekoppelt werden.
Aber Unternehmen können Veränderungsinitiativen mit den verschiedenen Teilen einer Transformation synchronisieren:
- Ein spezielles Gremium für das Änderungsmanagement, in dem alles besprochen wird. Man weiß nicht, was vor sich geht, wenn man die Leute nicht fragt. An diesem Gremium sollten alle wichtigen Interessengruppen beteiligt sein und alle Aspekte, die bei der Umstellung auf das neue System zu berücksichtigen sind.
- Mit einer Praxis der Gemeinschaft mit dem Veränderungsteam und Vertretern der Strategie- oder Veränderungssseite des Unternehmens. Und Einbeziehung der Funktionsbereiche wie der IT, die das Unternehmen in die Lage versetzen, Einnahmen zu erzielen, um Störungen zu minimieren.
Dennoch ist das Veränderungsmanagement teuer. Tatsächlich haben Forscher festgestellt, dass begrenzte Ressourcen ein Haupthindernis für den Erfolg des Veränderungsmanagements sind.
Ist Change Management Teil der digitalen Transformation?
Die digitale Transformation erfordert Change Management, denn in den meisten Fällen geht es nicht darum, ob es Widerstand gegen Veränderungen. Vielmehr geht es darum, wie groß der Widerstand ist. Woher wird der Widerstand kommen? Und wie kann das Unternehmen diese Risiken abmildern und die Mitarbeiter bei den Veränderungen unterstützen?
Unternehmen gehen häufig davon aus, dass die Mitarbeiter bereit sind, auf ein neues System umzusteigen. Die meisten Widerstände gegen Veränderungen sind jedoch nicht auf den Wunsch zurückzuführen, schwierig zu sein. Es ist meist eine natürliche Reaktion auf Veränderungen, wenn Rollen und Zuständigkeiten umverteilt werden, Zuständigkeiten nach der Automatisierung wegfallen usw.
Was ist digitales Change Management?
Beim digitalen Change Management geht es darum, Menschen bei der Einführung von Technologien zu unterstützen. Es ähnelt dem Change Management bei der digitalen Transformation, das ein strukturierter Prozess ist, der Menschen dabei hilft, sich an neue Technologien anzupassen und sie zu nutzen, um die erwarteten Vorteile zu erzielen.
Warum erfordert die digitale Transformation ein Veränderungsmanagement?
Die Auswirkungen einer digitalen Transformation (Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung usw.) sind theoretisch, solange Ihre Mitarbeiter nicht in der Lage sind, die Technologie zu nutzen und die Vorteile zu erkennen. Und jede Aktivität/Strategie, die es den Menschen ermöglicht, auf ein neues System umzusteigen, ist Change Management.
Veränderungsmanagement mildert die Risiken der digitalen Transformation von Seiten der Mitarbeiter
Das Änderungsmanagement mindert die folgenden Risiken bei der digitalen Transformation:
- Angst und Widerstand
- Schlechte Umsetzung der Technologie
- Verpasste Etappenziele
- Projektverzögerungen – es sind nicht die richtigen Leute an der Softwareimplementierung beteiligt
- Das Projekt liefert nicht die gewünschten Ergebnisse
Ohne eine Strategie für das Veränderungsmanagement verlieren Unternehmen die Zustimmung und das Vertrauen in das, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Und da die meisten Umstrukturierungen Monate dauern, verlieren die Mitarbeiter leicht die Motivation, wenn der Fortschritt langsam ist.
Das Fehlen einer Change-Management-Initiative führt nicht nur zu einer geringeren Produktivität, sondern auch zu frustrierten Benutzern, die nicht bereit sind, die Technologie zu nutzen, und die Richtung des Unternehmens nicht verstehen. Dadurch wird die Investitionsrendite Ihrer Bemühungen um die digitale Transformation verringert.
Eine Strategie für das Veränderungsmanagement antizipiert diese Risiken und skizziert die Schritte, mit denen sie gemindert werden können. Sie gibt Antworten auf drei wichtige Fragen, die die Mitarbeiter des Unternehmens betreffen:
- Wo stehen wir jetzt?
- Wo wollen wir sein?
- Wie kommen wir dahin?
Unternehmen entwickeln Strategien für das Veränderungsmanagement, um mit Ausrastern von Beginn der Transformation an umzugehen. Und sie legen sie am Anfang des digitalen Transformationsprojekts fest.
Change Management erhöht die Erfolgsaussichten und den ROI der digitalen Transformation
Eine McKinsey-Studie über erfolgreiche digitale Transformationen ergab, dass alle Unternehmen über ein effektives Change Management auf der Führungsebene, der mittleren Managementebene und den Mitarbeitern an der Front verfügen. Infolgedessen erzielten diese Unternehmen eine 143 % Rendite auf die Investition in die digitale Transformation.
Vor allem aber ergab die Studie, dass die Perfektionierung einer Change-Management-Strategie nicht notwendig ist, um den Wert einer digitalen Transformation zu erfassen. Die schlechtesten Change-Management-Initiativen erzielten immer noch 35 % des erwarteten Wertes.
Was macht eine erfolgreiche Change-Management-Strategie für die digitale Transformation aus?
Es gibt keine einheitliche Strategie für das organisatorische Veränderungsmanagement, die für alle passt. In der Tat nehmen Organisationen nicht einfach ein Veränderungsmanagement-Tool und zwingen es ihrer Organisation auf. Stattdessen passen sie eine Strategie an, die auf dem Kommunikationsstil und der Kultur des Unternehmens basiert. Das beginnt mit einer Bewertung der organisatorischen Bereitschaft.
Sehen wir uns die Komponenten an, die für den Aufbau einer Strategie für das Änderungsmanagement der digitalen Transformation erforderlich sind.
Beginnen Sie mit einer Bewertung der organisatorischen Bereitschaft
Die Bereitschaftsbewertung identifiziert und definiert die potenziellen Quellen des Widerstands. Welche Widerstände sind zu erwarten, und wie können Sie diese angehen? Die Daten der Bewertung führen zu einer Veränderungsstrategie, die speziell auf die Organisation Ihrer Unternehmesnkultur .
Der beste Ansatz für die Bewertung ist die Verwendung anonymer Online-Umfragen, um Daten über die Unternehmenskultur zu erfassen und die Bereiche zu quantifizieren, die zum Scheitern führen könnten. Anschließend können Sie diese Bereiche mit Hilfe von Fokusgruppen und Interviews vertiefen, um den Kommunikationsstil und den besten Weg zur Bewältigung des Wandels zu verstehen. Beauftragen Sie einen Dritten mit der Durchführung der Befragung, da die Befragten dazu neigen, vernünftige Antworten zu geben, wenn die Umfrage von der Personalabteilung stammt.
Stellen Sie Fragen wie:
- Was halten Sie von der Ausbildung bei früheren Umwandlungen?
- Wie gefällt Ihnen unsere aktuelle Technologie?
- Was wünschen Sie sich?
Im Rahmen der Bereitschaftsbewertung beurteilen die Unternehmen auch die Geschäftsleitung, um die Übereinstimmung sicherzustellen. Die Drittpartei trifft sich mit den einzelnen Personen, um ihre Motivationen und Erwartungen zu ergründen.
Entwurf der zukünftigen Organisationsstruktur
Die organisatorische Gestaltung ist ein ständiger Prozess, insbesondere wenn die Technologie in Betrieb genommen wird. Definieren Sie zunächst, wie der Erfolg der Technologieimplementierung und der Change-Management-Initiative aussieht.
Wie wird die Organisation nach der digitalen Transformation aussehen? Wie werden die Mitarbeiter ihre Rollen und Aufgaben wahrnehmen? Wie wird sich das auf ihre Arbeit auswirken? Und wie werden Sie das Veränderungsmanagement betreiben, nachdem Ihr Berater gegangen ist?
Definieren Sie klar, wie die künftigen Geschäftsprozesse aussehen werden. So können Sie prüfen, wie die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen von den Änderungen betroffen sind. Kommunizieren Sie diese Änderungen, bevor Sie die Technologie einführen.
Erstellen Sie Ihren Kommunikationsplan
Kommunikation ist das Rückgrat der Change-Management-Initiative. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das Ziel, den Weg dorthin, anstehende Änderungen, Meilensteine und Termine. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, das gesamte Projekt zu überblicken und das große Ganze zu sehen, einschließlich ihres Beitrags. So bleibt das Team in einer Komfortzone.
Beginnen Sie mit einem Zeitplan für die Kommunikation, was Sie wann und wie sagen werden. Stimmen Sie dann die Ziele Ihrer Umstrukturierungsstrategie mit Ihrem Kommunikationsplan ab. Er sollte sich in die Ziele und den Zeitplan Ihrer Transformationsstrategie einfügen.
Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle, um Ihre Nutzer dort abzuholen, wo sie sind. Das können E-Mail, SMS, Videokonferenzen, Telefon, Flyer, Seminare, Präsentationen oder runde Tische sein, um zu verstehen, was Ihr Team fühlt. Wenn Sie Gruppen in sozialen Medien nutzen, wer moderiert dann die Gespräche?
Unternehmen brauchen eine zweiseitige Kommunikation, die den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Herausforderungen und Erfolge zu diskutieren, andere Fragen und Bedenken zu hören und Erfolge zu feiern.
Personalisierung des (Ver-)Änderungsmanagementplans
Zeigen Sie allen betroffenen Interessengruppen, was für sie dabei herausspringt. Wie wird es ihr Leben einfacher machen? Warum sollten sie überhaupt mit an Bord sein? Nutzen Sie die Informationen Ihres mittleren Managementteams, um die Kommunikation und die Veränderungsstrategien zu personalisieren. Was sind die Beweggründe der Mitarbeiter? Das Ziel ist es, den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden.
So können Sie beispielsweise dem Vertriebsteam zeigen, wie das neue System ihm helfen wird, mehr Aufträge zu erhalten und mehr Geschäfte abzuschließen. Für den Buchhalter hingegen würden Sie sich darauf konzentrieren, wie das System seine sich wiederholenden Aufgaben automatisieren wird. Apropos Automatisierung: Sie müssen ihnen auch zeigen, was nach der Automatisierung passiert. Werden sie noch einen Job haben? Wie werden sich ihre Aufgaben ändern? Werden sie immer noch wertvoll sein?
Veränderungsmanagement auf individueller Ebene:
- Personalisiert das Erlebnis
- Förderung von Verantwortung, Empathie und gemeinsamen Zielen
- Beseitigt die Angst
Definieren Sie Ihre Zeitpläne, Meilensteine und KPIs
Gehen Sie an die Leistungsindikatoren mit der Einstellung heran, dass Sie messen werden, was Sie können, und zwar in Bezug darauf, wie es das Unternehmen voranbringt.
Was können Sie in der Technologieinitiative verfolgen, um zu zeigen, ob sie das Geschäft verbessert oder verschlechtert? Die KPI sollten die angestrebte Veränderung vorantreiben. Und sie sollten den Teams die Möglichkeit geben, ständig zu überprüfen, wo sie stehen und wo sie hinwollen.
Für die Zeitplanung und die Meilensteine unterteilen Sie das Projekt in Miniprojekte. Sie könnten beispielsweise eine ERP-Implementierung auf der Grundlage der Lebenszyklusphasen unterteilen, z. B. Planung und Erkundung usw. Und Sie können die Phasen in Meilensteine wie Anforderungserfassung, Workflow-Analyse usw. unterteilen. Der Schlüssel dazu ist die Festlegung von unmittelbaren, kurzfristigen und langfristigen Meilensteinen. Und zu feiern, wenn sie erreicht sind. Das Feiern und Kommunizieren von Erfolgen in der gesamten Organisation hält die Mitarbeiter motiviert und fördert den Kulturwandel.
Organisieren Sie Ihre Finanzierung, Ausbildung und Ressourcen
- Über welche Finanzmittel verfügen Sie? Wo werden Sie im Falle von Herausforderungen weitere Mittel beantragen? Der wichtigste Punkt ist, realistisch zu sein.
- Legen Sie Ihre Partner fest und bestimmen Sie, wie sie beteiligt sind. Wer wird die Initiative zur technischen Implementierung und zum Änderungsmanagement leiten?
- Legen Sie Ressourcen fest und weisen Sie sie zu. Sie benötigen eine solide Online-Lerneinrichtung, Kommunikationswerkzeuge und eine Plattform zur Unterstützung des Änderungsmanagements und des gesamten Projekts.
- Legen Sie fest, wer die Schulung durchführen wird, welche Art von Schulung und wie oft. Organisieren Sie Schulungen in verschiedenen Formaten – Live-Videos, Seminare, Videokurse, Gesprächsrunden und Telefonkonferenzen. Sie wollen Ihre Mitarbeiter dort abholen, wo sie sind.
- Definieren Sie die unmittelbar, kurzfristig und langfristig benötigten Fähigkeiten, um die Organisation voranzubringen. Die Organisation braucht neue Stellenbeschreibungen für die Mitarbeiter, die die Technologie nutzen werden, eine neue Berichtsstruktur usw. Wie werden Sie also das Personal und die Ressourcen in die Lage versetzen, die Vorteile der Technologie optimal zu nutzen?
Beauftragen Sie Personen mit der Durchführung von Veränderungsinitiativen
Wer wird für die Meilensteine verantwortlich sein? Es sollte jemand sein, der Veränderungsmanagement versteht und das Geschäft versteht. Eine starke Führungspersönlichkeit, die genau weiß, was getan werden muss und wie es getan werden sollte.
In der Regel arbeiten Change Directors Seite an Seite mit den Projektmanagern, um den Projekt- und Änderungsschwerpunkt auf der Führungsebene zu steuern. Sie arbeiten auch mit Business-Analysten und Lösungsarchitekten zusammen. Außerdem werden sie vom Sponsoring-Team und dem Netzwerk der Change Champions unterstützt. Die Sponsoren müssen aktiv sein und ihre Stimme erheben.
Dem Change Director unterstellt sind die Business Change Manager, die Communication Manager und die Training Manager.
Kenntnis der Erfolgsfaktoren für das Änderungsmanagement in einer digitalen Transformationsstrategie
- Klarer und dokumentierter Projektplan mit Meilensteinen
- Veränderungsmanagement und Projektmanagementstrategien gehen Hand in Hand
- Ständige, offene und präzise Kommunikation
- Kontinuierliche Ausbildung
- Erfolgreiche Meilensteine kommunizieren und feiern
- Aktives, sichtbares und lautstarkes Sponsoring durch die Geschäftsleitung
- Engagierte und kooperative Mitarbeiter
Vermeiden Sie diese Fallstricke des Änderungsmanagements
- Isoliertes Änderungsmanagement und Technologieimplementierung
- Unklares Engagement und unklare Kommunikation seitens der Führung
- Nicht abgestimmte Projektziele und wie man sie erreichen kann
- Ineffiziente Ausbildung
- Begrenzte Ressourcen
Letztlich beantwortet eine erfolgreiche Change-Management-Strategie die Frage: „Was habe ich davon? Die Unternehmen passen also ihre Kommunikation an, um dies in jedem Team widerzuspiegeln. Und darüber hinaus braucht eine Veränderungsinitiative eine klare und kontinuierliche Kommunikation und Schulung. Einen tieferen Einblick in die Modelle des Veränderungsmanagements, bewährte Verfahren und vieles mehr finden und erlernen Sie in unseren Schulungen zum Change Management.