Nach den Ferien ist es Zeit die Produktivität zu steigern (ohne mehr zu Arbeiten!)

• Kein Slack.

• Keine Instagram-DMs.

• Keine E-Mail-Benachrichtigungen.

• Keine „Das könnte Ihnen gefallen”-Hinweise.

• Keine Benachrichtigungssymbole.

Ich überprüfe diese Dinge trotzdem … aber erst, wenn ich bereit bin. Ich bestimme über meine Produktivität und nicht ein Techkonzern. Normalerweise ein- oder zweimal am Tag, nach meinem eigenen Zeitplan.

Sie werden erstaunt sein, wie ruhig sich Ihr Kopf anfühlt, wenn Ihre Geräte nicht ständig Ihre Aufmerksamkeit verlangen. Es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch darum, Raum zum Nachdenken zu schaffen.

2. Voicemail (oder alles, was Sie nicht gerne überprüfen) loswerden

Voicemail ist ein Produktivitätskiller. Sie ist langsam, unpraktisch und meist irrelevant, raubt Ihnen aber dennoch Zeit und mentale Energie.

Deshalb habe ich sie abgeschafft.

Ich habe Voicemail vor Jahren deaktiviert, und wissen Sie was? Es ist nichts Schlimmes passiert. Die Leute, die mich wirklich erreichen müssen, schreiben mir eine SMS, eine E-Mail oder rufen erneut an. Der Rest war ohnehin nicht dringend.

Dasselbe Prinzip gilt für alles, was Sie vermeiden zu überprüfen: einen überquellenden Posteingang, ein zufälliges Projektmanagement-Tool, das Sie nie ansehen, oder den einen Slack-Workspace, den Sie vergessen haben, dass Sie beigetreten sind.

Wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit beansprucht und keinen wirklichen Mehrwert bietet, versuchen Sie Folgendes:

Deaktivieren Sie es.

• Leiten Sie es automatisch weiter.

• Löschen Sie es vollständig.

Die meisten „Verpflichtungen”, die wir haben, sind nur Standardeinstellungen, die wir nie hinterfragt haben.

3. Setzen Sie sich ein Zeitlimit für soziale Medien (bis Sie die Gewohnheit ablegen)

Soziale Medien sind darauf ausgelegt, Ihre Aufmerksamkeit zu stehlen. Wenn Sie nicht bewusst dagegen vorgehen, verschlingen sie Stunden Ihres Tages, ohne dass Sie es merken. Ihre Produktivität leidet.

Als ich versuchte, diese Gewohnheit abzulegen, habe ich auf meinem Smartphone Zeitlimits festgelegt, um die Zeit zu begrenzen, die ich mit Apps wie Instagram verbringen darf. Diese kleine Einschränkung hat einen großen Unterschied gemacht.

Und jetzt? Jetzt brauche ich den Timer kaum noch. Der Impuls, gedankenlos zu scrollen, ist so gut wie verschwunden, weil ich mir angewöhnt habe, nicht mehr jedes Mal nach meinem Smartphone zu greifen, wenn ich gerade nichts zu tun habe.

Sie müssen nicht von heute auf morgen aufhören.

Aber Sie müssen Ihr Standardverhalten unterbrechen.

Ein wenig Struktur jetzt führt später zu viel mehr Freiheit.

Auf Android finden Sie diese Funktion in den Einstellungen unter „Digital Wellbeing”, auf dem iPhone finden Sie sie in den Einstellungen unter „Bildschirmzeit”.

Hinweis: Wenn Sie soziale Medien für die Arbeit nutzen müssen, versuchen Sie, Beiträge über ein Drittanbieter-Tool zu veröffentlichen, das als Puffer fungiert, wie beispielsweise Zoho Social. Hier Nachrichten terminieren, planen und konzentriert die Kanäle Füttern macht Sinn. So vermeiden Sie das endlose Scrollen und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

4. Vergessen Sie „Inbox Zero”

„Inbox Zero” ist einer dieser Produktivitätsmythen, die sich zwar gut anfühlen, aber oft zu einer enormen Zeitverschwendung werden.

Früher habe ich das auch versucht. Jetzt mache ich mir keine Gedanken mehr darüber. Denn in Wahrheit müssen die meisten E-Mails nicht beantwortet werden. Und schon gar nicht schnell.

Ich checke meine E-Mails ein paar Mal pro Woche. Ich antworte, wenn es notwendig ist, und lasse den Rest liegen. Wenn etwas wirklich wichtig ist, kann der Absender entweder nachhaken oder einen anderen Weg finden, mich zu erreichen.

Ihr Posteingang ist nicht Ihre To-do-Liste. Es ist ein Strom von Prioritäten anderer Menschen, der Sie stresst und weniger effektiv macht.

In einer Studie der UC Irvine wechselten Arbeitnehmer, die ständigen Zugriff auf ihre E-Mails hatten, doppelt so oft den Bildschirm und hatten durchweg erhöhte Herzfrequenzen – beides Anzeichen für erhöhten Stress. Als die E-Mails entfernt wurden, konnten sie sich länger konzentrieren und fühlten sich deutlich ruhiger.

Lassen Sie die Vorstellung los, dass ein leerer Posteingang bedeutet, dass Sie alles im Griff haben.

In der Regel bedeutet es nur, dass Sie damit beschäftigt sind, zu reagieren, anstatt die wirklich wichtigen Aufgaben zu erledigen.

Diese Zahl von 1162 bereitet mir keinen Stress.

In Gmail finden Sie diese Funktion in den Einstellungen unter „Filter und blockierte Adressen”, auch Zoho Mail hat eine solche Funktion.

Hinweis: Wenn es E-Mails gibt, die Sie auf keinen Fall verpassen möchten, richten Sie Filter ein, damit sie an einem Ort landen, an dem Sie sie tatsächlich bemerken, z. B. in einem VIP-Posteingang oder mit einem speziellen Label.

5. Filtern Sie Ihre E-Mails automatisch

Wenn Sie Ihren Posteingang manuell sortieren, verschwenden Sie Zeit.

Ich habe Filter eingerichtet, die alles bearbeiten, was nicht sofort meine Aufmerksamkeit erfordert: Newsletter, Quittungen, Systemmeldungen, zufällige Updates usw. Diese werden nicht in meinem Hauptposteingang angezeigt, sondern landen in Ordnern, die ich bei Bedarf durchsehe.

Auf diese Weise landen in meinem Hauptposteingang eher folgende Nachrichten:

• Echte Nachrichten von echten Personen.

• Dinge, die tatsächlich eine Entscheidung oder eine Aktion erfordern.

Lassen Sie die Roboter den Ballast aussortieren, damit Ihr Gehirn das nicht tun muss.

Es ist nicht perfekt; einige unwichtige Dinge werden immer noch durchrutschen. Aber wie ich oben bereits erklärt habe, ist das auch der Grund, warum ich nicht nach einem leeren Posteingang strebe. Sie verbringen weniger Zeit mit dem Scannen und mehr Zeit mit den wirklich wichtigen Dingen.

Ich verwende Filter in Zoho Mail, um Newsletter und Notifikations E-Mails automatisch zu sortieren. Zudem werden Quittungen werden zur einfacheren Buchhaltung in einem Ordner abgelegt, während Nachrichten von Anbietern wie Stripe und PayPal in einem separaten Ordner gespeichert werden, auf den ich leicht zugreifen kann.

6. Ähnliche Aufgaben bündeln

Multitasking ist nicht effizient, sondern anstrengend. Jedes Mal, wenn Sie den Kontext wechseln, kostet Sie das mentale Energie.

Eine Studie der UC Irvine hat ergeben, dass es über 23 Minuten dauert, sich nach einer Unterbrechung wieder vollständig zu konzentrieren.

Darüber hinaus kehren Menschen selten direkt zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurück. Oftmals widmen sie sich zunächst zwei oder drei anderen, nicht damit zusammenhängenden Aufgaben oder vergessen ganz, zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.

Anstatt den ganzen Tag zwischen nicht zusammenhängenden Aufgaben hin und her zu springen, gruppiere ich ähnliche Aufgaben:

• E-Mails werden in einem konzentrierten Block bearbeitet (ohne ständige Benachrichtigungen).

• Verwaltungsaufgaben erhalten einen eigenen Zeitblock.

• Die Erstellung von Inhalten erfolgt ohne Unterbrechungen.

• Besorgungen werden zu einem einzigen Termin zusammengefasst.

Gruppierte Arbeit bedeutet weniger Umschalten, tiefere Konzentration und schnellere Ergebnisse.

Das funktioniert nicht immer perfekt (das Leben kommt dazwischen), aber selbst eine teilweise Gruppierung macht einen grossen Unterschied.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Tag unübersichtlich ist, probieren Sie Folgendes aus: Wählen Sie eine Art von Aufgabe aus und widmen Sie ihr einen bestimmten Zeitblock. Schützen Sie diesen dann wie etwas Wichtiges (denn das ist er!).

In meinem kurzen Online Kurs, dem 7 Tage Sprint zu mehr Effizienz zeige ich Unternehmerinnen und Unternehmern wie dies geht. Hier kann der Kurs für nur 7 CHF angeschaut werden und hilft einem in 7 Tagen sein Verhalten zu ändern und die Produktivität zurück zu erhalten!

7. Erklären Sie jeden Morgen Ihre Tab-Insolvenz

Wenn Sie Ihren Tag damit beginnen, die Tabs von gestern wieder zu öffnen, beginnen Sie mit den Prioritäten von gestern, nicht mit denen von heute.

Deshalb mache ich das nicht.

Jeden Morgen schliesse ich alle Tabs in meinem Browser. Ohne Schuldgefühle. Ohne zu zögern. Wenn etwas wirklich wichtig war, werde ich mich daran erinnern oder es wiederfinden.

Es ist ein kleines Ritual, aber es versetzt meinen Kopf in einen Neustart.

Anstatt aufzuholen, konzentriere ich mich auf das, was gerade wirklich wichtig ist.

Unordnung in den Tabs = Unordnung im Kopf.

Räumen Sie beides auf.

8. Wählen Sie jeden Tag eine wichtige Aufgabe

Bevor ich meine E-Mails, Nachrichten oder andere reaktive Dinge überprüfe, entscheide ich mich für eine wichtige Aufgabe, die ich an diesem Tag erledigen möchte.

Nicht fünf Dinge.

Keine vollständige To-do-Liste.

Nur eine. 1.

Das ist der Anker für meinen Tag; etwas, bei dem ich das Gefühl habe, wirklich etwas erreicht zu haben, wenn ich es erledigt habe.

Die meisten Tage sind voller Lärm, Verpflichtungen und Ablenkungen. Indem ich eine wichtige Sache auswähle, stelle ich sicher, dass mir der Tag nicht entgleitet.

Dynamik ist wichtiger als Multitasking.

9. Delegieren, verschieben, löschen

Jeden Sonntag überprüfe ich meinen Kalender für die Woche, nicht um zu bewundern, wie beschäftigt ich bin, sondern um Raum zu schaffen.

Ich schaue mir jedes Meeting, jeden Anruf und jede Verpflichtung an und frage mich:

• Kann ich das delegieren?

• Kann ich das verschieben?

• Kann ich das ganz löschen?

Es geht nicht darum, Arbeit zu vermeiden. Es geht darum, Zeit für die wichtigsten Dinge zu schützen – konzentriertes Arbeiten, kreative Arbeit, Erholung.

Denn jedes „Ja”, das Sie in Ihrem Kalender stehen lassen, hat versteckte Kosten: Es ist Zeit, die Sie nicht für echte Prioritäten aufwenden können. Zeit, die Sie nicht zurückbekommen.

Die meisten Kalender füllen sich automatisch. Diese Gewohnheit hilft mir, dem entgegenzuwirken.

Zeit ist Ihre knappste Ressource. Behandeln Sie sie so, als wäre sie wichtig.

10. Halten Sie sich an Just-in-Time-Lernen

Wenn Sie ein ehrgeiziger Mensch mit einer Wachstumsmentalität sind, lernen Sie wahrscheinlich gerne.

Das geht mir genauso.

Aber es ist leicht, sich von der Flut an Informationen überwältigen zu lassen, und wenn Sie nicht aufpassen, ertrinken Sie in Dingen, die Sie eigentlich nicht benötigen.

Wenn Sie auf eine interessante Ressource stossen, fragen Sie sich: Ist das gerade nützlich? Wenn nicht, speichern Sie es oder lassen Sie es sein.

Denn die eigentliche Falle besteht nicht darin, Wissen zu verpassen, sondern darin, all Ihre Zeit mit Lernen zu verbringen und viel zu wenig Zeit mit dem Tun.

Bleiben Sie dabei, das zu lernen, was Sie wissen müssen, wenn Sie es wissen müssen.

Möchten Sie Effizienter Arbeiten, mehr Zeit für Kunden und wichtiges investieren können? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um zu lernen, der 7 Tages Sprint Kurs setzt hier an. Nicht vorher.

Welche Gewohnheiten werden Sie wagen?

Die meisten Produktivitätsratschläge drehen sich darum, mehr in den Tag zu packen.

Mein Rat ist das Gegenteil: Konzentrieren Sie sich darauf, Raum zu schaffen. Raum zum Nachdenken, zum Aufbauen, zum Ausruhen, zum tatsächlichen Leben.

Bei diesen 10 Gewohnheiten geht es nicht darum, perfekt zu sein. Es geht darum, bewusst zu handeln. Nicht mehr, sondern cleverer Arbeiten.

Ein wenig weniger Lärm. Ein wenig mehr Konzentration. Viel mehr Fortschritt.

Wenn Sie sich überfordert fühlen, wählen Sie einfach eine Gewohnheit aus, die Sie diese Woche ausprobieren möchten.

Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie zurückgewinnen können, wenn Sie aufhören, Ihren Tag von Standardeinstellungen bestimmen zu lassen. Jetzt (nach den Ferien) ist der perfekte Zeitpunkt für Veränderungen!

PS: Mein 7 Tages Sprint hilft!